Od wielu lat Instytut używa oprogramowania o nazywie Kolab Groupware K16, który obsługuje nie tylko pocztę elektroniczną. Inne modułu to: kontakty, kalendarz, zadania, notatki i pliki

Konfigurując nowe konto w Thunderbirdzie lub Outlooku trzeba będzie podać następujące parametry:

Protokoły SMTP i IMAP są dostępne tylko w wersji szyfrowanej. Wstępne uwierzytelnianie odbywa się przez wymianę certyfikatów między klientem pocztowym a serwerem. Ponieważ Instytut nie kupuje co roku kwalifikowanych certyfikatów, dlatego niezbędne jest zainstalowanie niekwalifikowanego certyfikatu biura, które co roku wystawia certyfikaty dla serwerów IBW PAN. Ten certyfikat należy zainstalować w systemie Windows w magazynie "Główne zaufane urzędy certyfikacji". Niestety Thunderbird i Firefox nie używają systemowego magazynu certyfikatów. One same zarządzają swoimi certyfikatami, dlatego trzeba w obu programach dodać certyfikat niezależnie (Opcje > Bezpieczeństwo > Certyfikaty. Certyfikat instalujemy w zakładce "Urzędy certyfikacji".

Z oprogramowania Kolab Groupware można również korzystać używając przeglądarkę internetową (Roundcube Webmail). Nie trzeba niczego konfigurować, wystarczy zalogować się do Roundcube Webmail na stronie:

http://mail.ibwpan.gda.pl/roundcubemail

W przeciwieństwie do klientów pocztowych jak Thunderbird czy Outlook, które dają dostęp tylko do poczty, w Roundcube Webmail można korzystać ze wszystkich modułów Kolab Groupware

Na tym samym serwerze zostało zainstalowane również oprogramowanie ownClound, którego zadaniem jest wygodne współdzielenie plików. ownCloud ma zastąpić dysk common. Główną zaletą ownCloud jest dostępność poza Instytutem oraz możliwość samodzielnego udostępniania plików innym użytkownikom ownCloud a nawet anonimowym użytkownikom Internetu. Głównym powodem zainstalowania Chmury, jest odciążenie serwer pocztowego aby nie był on wykorzystywany do przesyłania dokumentów między pracownikami Instytutu. Chmura ownCloud jest dostępna pod adresem:

http://mail.ibwpan.gda.pl/owncloud